武图办公自动化系统设想

 

 

 

（武汉图书馆    430015）

 

摘  要  针对我馆现有条件，提出可在我馆实现图书馆办公自动化系统及对办公人员素质的要求。

关键词  图书馆   办公自动化  

 

办公自动化，简称OA（Office/Automation）。图书馆办公自动化则是将图书馆办公业务的手工作业状态，转变成为自动化处理的过程，它实际上是一个管理信息系统MIS（Managernent  Information  System）。它以通信技术、计算机技术、自动化技术等先进科技手段为硬件基础，将系统科学、行为科学和统筹学等融合成现代化的科学管理，借助于各种办公设备（如计算机、扫描仪、视频设备等）及网络，把文字处理、数据处理、话音处理和图像处理等众多功能集成在一个系统中，对文字、数据、语音、图形、图像等信息进行一体化综合处理，加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了图书馆领导的决策质量及工作效率，也减轻了工作人员的劳动强度，缩短了办公时间，同时改善了办公环境，还可以节约办公经费。

例如，每到月末或年终，我馆都有一项主要的工作——各部门的工作统计。按照手工方式工作，需有关工作人员先手工统计、计算各类数据，再填制有关表格。而后交由打字员打印，工作人员再将打印好的报表送往有关部门汇总。如有计算失误或其它问题，还需重新计算、起草。此类工作因时效性强、准确度要求高，往往牵扯大量人力。而用自动化方式处理这类工作就简单多了，只需工作人员将原始数据适时输入计算机，办公自动化管理软件便按要求将数据整理、加工、计算，当原有数据大量输入计算机以后，工作人员就会发现通过对这些数据的重新组合和有效处理，可以方便地达到有效控制目的，得到自己想要的统计数据，并可按标准格式打印报表，亦可将报表通过网络传递到有关部门及个人。这样可实时对一个单位的整个工作情况有一个全面的了解，以利于领导者及工作人员对全局或局部工作作出决策及调整。

因此，图书馆办公自动化系统的建立有助于进一步促进我馆办公制度和管理体制的改革．更使得图书馆管理现代化。该系统的主要任务是：为领导的日常办公服务，协助领导全面及时地掌握各方面的信息和动态，为领导提供高效安全灵便的指挥调度手段，提高全体职工的工作效率，从而全面提升图书馆的综合能力。

由于未来的办公系统应该是网络化办公，网络环境是必须的。实现图书馆办公自动化所应具备的网络配置与我馆现使用的网络环境进行比较：

 

由上表可见，我馆已基本具备成熟的硬件环境。

目前用来设计开发办公系统的主要有两个方向：一是使用传统的C/S（Client/Server）模式，后台采用ORACLE，DB2，SQL Server等大型关系数据库，前端使用PowerBuilder、Delphi等开发的专门客户端软件。这种系统倾向于管理信息系统(Management Information System，简称MIS)，具有管理信息系统的优点，如实现起来相对简单、在查询、在线事务处理等方面有一定的优越性，但在公文流转可操作性、文档管理、与Web结合等方面明显不足。二是使用Lotus Domino/Notes，该软件以其强大的工作流机制、安全性、复制功能、邮件系统、与Web的融合等方面有着其他系统不可比拟的优越性，越来越成为办公自动化系统的主流。我馆可根据自己的实际情况（硬件设施、人员配置以及办公资金等方面）选择其中的一种。

4.1办公管理子系统

·功能说明：实现图书馆的公文行文的电子化和自动化。以电子自动化行文代替手工行文，解决公文递慢、信息不及时、不同步、阅读困难等问题，能够实现公文的电子起草、传阅、审核、批示、会签、签发和接收工作，处理反馈、催办、统计、查询、归档等任务。系统将它设计成六大块，即"发文"、"收文"、"签报"、"传阅件"、"档案室"和"统计"。在具体设计上，通过通信技术与数据库功能使用户具有设（动态设定流程）、行（按流程进行行文工作）、查（文档的查询、检索功能）、催（文档的自动超时催办）、检（系统用户的身份验证和权限检查）、监（行文工作流程、操作的监督）、控（对系统的任务、流程异常处理等控制能力）等诸多功能，保证整个工作流程的有效性和安全保密性。

4.1.1发文管理

实现对各级单位（政府机关、企业、事业单位，公司，社会团体等）的发文进行管理。

实现发文起草、打字、审批、签发、正式发文及文档归档的电子化。

根据用户的需求可设定几级发文，并且系统管理员可自定义本馆的行文处理期限、缓急程度。

系统有严格的权限控制，不同权限的人员对应不同的文件处理功能；并且流程灵活，用户可根据实际情况定义文件的批阅流程。

系统的功能可以作到细致而周到，如：文件处理过程逾期能自动发送催办；签发后能按照文件的级别和主办单位编写文号；自动记录文件的处理过程；正式发文完毕后能将文件归档等。

4.1.2收文管理

实现对主管单位、外单位来文的登记、拟办、批示、传阅、办理结果登记整理归档等操作。收文系统中对来文的处理可以有两种方式：

4.1.2.1扫描识别/录入，形成二值图象，以压缩或非压缩的方式存储；

4.1.2.2所收文件通过扫描录入，用户可以通过办公系统的浏览软件对文件进行浏览，并完成解压缩、翻页、打印、打印预览、放大、缩小等功能。与发文系统类似，收文系统也提供了很多细致的功能，如：登记完毕后可根据文件的级别编流水号；文件处理过程中逾期能自动发送催办；自动记录文件的处理过程；收文处理完毕后能将文件归档等。

4.1.3档案管理

档案管理子系统可以保存所有已归档的公文供查询和备案，是保存和管理档案的场所。通过对收文、发文的自动归档处理，可以提高机构档案文件管理的效率与质量，实现文、档管理的一体化。本库不仅可与公文管理子系统结合使用，保管已归档的收文、发文、签报、传阅件等文件；也可独立使用，用于登录非公文管理子系统处理的其它文件。

为加强档案管理，本库有严格的借阅制度。也就是说，所有人员如需阅读本库文件，都必须填写一份借阅单，经系统管理员批准后方可阅读。

档案管理工作主要包括三项内容：案卷定义（含类定义、子类定义），文件归卷（组卷、拆卷、移动、封卷、注销）和案卷借阅（查询、借阅、归还）。

4.1.4签报管理

与发文系统类似，实现签报起草、打字、审批、签发、正式签报及文档归档的电子化。

根据用户的需求可设定几级签报，系统管理员可自定义本馆的行文处理期限、缓慢程度。系统有严格的权限控制，不同权限的人员对应不同的文件处理功能；并且流程灵活，用户可根据实际情况定义文件的批阅流程。

同样签报也提供了许多细致的功能，如：文件处理过程逾期能自动发送催办；签发后能按照文件的级别和主办单位编写文号；自动记录文件的处理过程；正式发文完毕后能自动将文件归档等。

4.1.5传阅件管理

任何部门，任何个人都可起草传阅件。传阅件是一种无流程规定和流转限制的公文。“传阅件”数据库用于保存和处理传阅件、请示件、报告等多种公文。

4.2信息子系统

·功能说明：公共信息子系统主要包括涉及企业必须的方方面面的公共信息。提供一个集内部交流、外部联系、信息共享、信息发布等全面体现企业文化、工作战略部署的信息与一体的工作氛围。

4.2.1电子公告牌：它是建立一内部电子公告牌（BBS），用于发布图书馆信息（各部门各类文件、纪要、通知、公告等）以及个人发表意见，起到全馆导航作用。

4.2.2信息互递：通过计算机互连网络，向用户提供一个进行信息交流的场所，用户就自已感兴趣的议题新建一个主题，大家可以就这个主题各抒已见。单位内部还可以通过电子论坛收集各种意见，进行民意调查等。

4.2.3公用信息：可在网上发布最近的天气情况、交通线路、电话号码等公用信息。

4.3个人辅助子系统

·功能说明：该模块用于管理一些个人事务如个人电子邮箱、传真、人事档案等。

4.3.1电子邮件：它包括收件、发件箱及待办事宜。

每位办公人员拥有一个电子邮箱，可以在办公用户之间互相发送电子邮件，可以和 Internet 互通电子邮件； 可以进行电子邮件回复、转发、打印； 可以提供个人邮件的管理功能； 可以对邮件正文进行全文检索； 待办事宜可以作为用户的工作备忘录，也可用于上下级之间布置工作和传达指令。系统可以对任务进行优先级设置，并对其所处状态及完成情况进行分类管理。

4.3.2文书资料管理：主要用来管理用户的个人文档信息。

4.3.3个人电子传真：利用网络技术和FAX SERVER实现个人的传真的收发。

4.3.4人力资源管理：人力资源，是企业所有资源中最为活跃与昂贵的资源。为了人尽其才，充分发挥图书馆员工的积极性、创造性，可利用这一模块对图书馆职工进行人力规划管理、电脑考勤管理、人员招聘管理、人事档案管理、员工培训管理、职工考证管理、职工工资管理等。

例如，可根据我馆职工的姓名、部门、学历、职称、政治面貌等关键词来查找职工具体情况，这样检索面宽，一目了然。甚至，计算机还可根据我馆职称评定标准、具体日期等，检索全馆职工个人信息，自动统计出具有报考资格的人员名单，并以对话框的形式向馆人事干部作出提示。这些功能都可使馆长和人事干部对全馆人员情况方便、简捷地进行统计和调配。

4.4其他事务管理子系统

4.4.1会议管理

会议通知 :授权用户可以起草会议通知，并向与会人员发出通知；或者先报领导审批，批准之后再向与会人员发出通知。

会议文件的准备 :可以在系统中收集或传送有关会议文件。

会议纪要 :授权用户在会议结束之后可以起草会议纪要，报领导审批之后形成正式会议纪要公布。

纪要归档 :对于正式会议纪要可以进行归档，以便检索。

会议室资源: 可以查询会议室资源，对会议室进行预订。

4.4.2用车管理:发布用车制度；登记车辆资源情况；进行车辆预订申请

4.4.3值班电话记录:值班电话登记；指定的管理用户进行值班电话处理，将事件转至相关的负责人；

4.5系统维护子系统

该模块对系统的权限进行统一设置对有关数据库进行归档设置（系统管理员专用）。它包括代码维护、用户管理、数据维护。例如，系统提供用户权限设置情况的一览表，按用户列出权限设置，一目了然。系统管理员可以根据工作需要进行权限设置，系统提供直观的授权界面，授权过程不需要编写程序，不需要对系统设计进行改动，设置立即生效。

整个图书馆办公自动化系统在使用上虽达到方便、快捷，但由于网络系统会同时拥有多个局域网及Internet出口，不可避免地会对网络造成威胁，如计算机病毒、信息泄露、信息篡改、非授权访问、资源错误使用等。因此加强网络系统的安全性工作就显得尤为重要了。

5.1服务器的安全性。这是由用户标识文件验证与服务器管理员决定的。服务器端可设立一个系统管理员，专门负责服务器的安全和工作站的设置及系统维护工作。在技术上，也可采有一些网络版的反病毒软件，使服务器具有自动防护功能，一旦发现病毒或错误报告，立即向系统管理员提出警告。

5.2数据库的安全性。每个数据库含有一张存取控制表，用来决定谁可以打开数据库每个用户对数据库可做何各类型的改变。在开发图书馆办公自动化软件时可为人力资源库设置相应的使用权限。例如，人力资源库除馆长和人事干部外，别的部门是无法找开的，馆长是作为馆领导，他可以阅读，但却不能删除文档，人事干部是管理者，他具有最高权限，这样就保证了人力资源库的安全性。

5.3文档级的安全性。例如，有些文档属“三密”文件，为防止泄露，必须为其设置使用权限，而有些文档是私有的，并非人人都可以阅读，可为它设置密码。

建立图书馆办公自动化系统，人是关键的因素，因为他将是实际的操作者与控制者。因此培养高素质的办公人员，有助于图书馆的办公自动化系统更快、更顺利地实现。对于习惯于传统办公方式的图书馆工作人员来说，突然转变到基于计算机通信的无纸办公，还需要一定的过程，这包括对整个图书馆办公自动化系统的了解、认识、使用，因此有必要对实际操作人员进行专门地培训。

现如今的社会，政府要上网，企业要效益，办公自动化已成为机关和企事业单位现代化管理的必然趋势。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，图书馆实现办公自动化也势在必行。它对提高图书馆各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。因此，实现图书馆办公自动化，已成为图书馆领导和相关信息部门的主要工作。

我馆新馆自2000年12月底正式对外开放以来，一直收到良好的社会效益。由于得到市领导、市财政重视及广大读者的关心，使馆内的硬件设备及相关的配置逐步齐全，更加先进，计算机管理人才也增添了不少，这些都为实现我馆的办公自动化系统创造了良好的条件。在此，我根据本馆现状，对武汉图书馆新馆办公自动化系统设想出一个基本的雏形，其可操作性和不足之外，还请有关专家指正。

 

 

参考文献：

1、谭伟贤，肖振文.现代办公新技术.北京：电子工业出版社，2002

2、孟英俊，微机办公自动化汉字信息处理，北京：中国劳动出版社，2001v